Comment réaliser un intranet ‘do-it-yourself’ intégré dans Office365 ?

Un article de Linda Schaep - 9 mars 2021

Jeudi 04 février, Marc Van de Woestijne (architecte de l’information indépendant) accompagnait les membres de l’ABCi dans le cadre d’une formation pour configurer son propre intranet, en toute autonomie (ou presque) !

Aujourd’hui, disposer d’un intranet est devenu incontournable voire stratégique pour toute organisation désireuse de communiquer « mieux et plus »avec l’ensemble de son personnel.

L’objectif est de développer un environnement de travail numérique adhoc ou de transformer l’intranet existant en véritable plateforme de collaboration, permettant l’accès à une information dite « concrète » implémentée pour et par les collaborateurs eux-mêmes.

Intranet, pourquoi ?

Quand l’organisation dispose déjà d’un Intranet, il est souvent obsolète ou défectueux… avec des difficultés d’accès au système, de recherche d’informations, d’exactitude de l’information, d’identification des acteurs de contact, etc.

Pour les organisations ne disposant pas encore de cet outil, la question est alors de choisir… le plus souvent entre Teams ou Sharepoint pour construire cette plateforme de partage des informations, des connaissances et des expériences.

Une méthodologie unique

Sur base de son expérience, Marc Van de Woestijne a développé une méthodologie qui aide les organisations à mettre en place un espace de travail numérique par co-création qui correspond aux besoins des utilisateurs et prend en compte la maturité de l'organisation. 

Marc a supervisé des projets intranet pour des organisations telles que la Banque nationale de Belgique, la VRT, Carrefour, P&V assurances, la Ville de Gand, Multipharma, De Lijn, Le Parlement flamand, Caritas, Unilin, Profel, ...

Voici quelques points essentiels délivrés lors de cette formation :

  • Concevoir un intranet nécessite d’identifier les besoins des utilisateurs en matière 
    • d’informations (actualités, formations, annuaire, statuts, manuels, évènements, RH, procédures, emploi, etc.)
    • de fonctionnalités (moteur de recherche, partage de connaissance, partage de documents, formulaires en ligne, forum de discussion, petites annonces, compléter son profil, etc.)
    • de supports (PC, smartphone, tablette, sur site ou à domicile , matériel professionnel ou personnel )??
  • Construire une « maison de l’information » peut-être utile pour définir l’architecture et l’implémentation de la future plateforme (Equipes, Projets, Bibliothèque, Coin Café, Banque de connaissances, Coin expert, Apprentissage, Backoffice)
  • Une personnalisation par utilisateur ou groupes cibles est envisageable pour une approche évolutive de l’outil selon l’impact « utilisateur » et la facilité d’implémentation (actualités, langues, recherches multi-dimensionnelles, thématiques, profils, documents, liens, commentaires, etc.)
  • Une bonne gouvernance pour la validation et mise à jour des informations par « salle » est indispensable (qui fait quoi ? quand ?...)
  • Une version mobile plus simple / restreinte est possible
  • Le délai de réalisation peut varier entre quelques semaines et plusieurs mois selon le projet souhaité

Quelle que soit l’ambition que vous vous fixez en matière de conception de votre Intranet, n’oublions pas que la force de cet outil est de délivrer de l’information « utile » dans une démarche de convivialité, d’interactivité et surtout de collaboration entre utilisateurs.

A vos marques… prêts… partez !

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