Marc-Antoine Sauvage: "créer un événement, c’est créer une émotion"

Marc-Antoine Sauvage dirige la société Cré-Action, spécialisée dans la création d’événement pour les entreprises. Le 28 octobre dernier, il a animé un atelier de l’ABCI. Premier message qu’il a donné, c’est une définition d’un événement : "c’est un fait marquant dans le quotidien des participants, c’est une émotion créée." L’objectif sous-jacent : faire passer un message.

Quelle cible ?

Pour créer un événement qui marque, qui laisse un souvenir, il faut d’abord savoir qui on a en face de soi. La cible doit être bien identifiée : interne/externe, personnel seul/personnel avec conjoints ou famille, âge moyen, mentalité, cadres supérieurs/cadres moyens, force de vente, administratifs, ouvriers, etc.

La cible a-t-elle déjà été sollicitée dans le passé ? Un événement doit en effet tenir compte de ce qui a déjà été fait pour la cible identifiée.

A noter que l’organisation d’un événement pour le personnel a tout son sens : le personnel est en effet le premier ambassadeur de l’entreprise vers l’extérieur.

Etre créatif, oui mais pourquoi ?

L’événement est une forme de communication, mais qui se situe à un niveau davantage visuel et émotionnel. Son impact peut donc s’avérer plus fort qu’un message écrit ou verbal simple. Qui dit "communication" dit "message": il faut donc bien définir ce qui doit passer.

L’occasion fait l’événement

Fête du personnel, inauguration, anniversaire, changement de nom de l’entreprise, lancement d’un nouveau produit, teambuilding... Le thème, le lieu, le moment seront bien évidemment adapté à chaque type d’événement.

Selon le nombre de personnes, on optera pour un lieu intimiste comme la salle de la Tentation à Bruxelles, ou un palais du Heysel. L’événement peut aussi se dérouler sous tentes ou chapiteaux.

Le lieu peut être grandiose, comme plus bas, un Palais du Heysel, ou plus intime, comme ici à la Tentation.

Le succès est dans le briefing

Le briefing, c’est-à-dire la description de ce qui est souhaité par l’entreprise faite à l’agence, doit être le plus précis possible. Il doit préciser les éléments suivants :

• la cible
• les langues utilisées
• le type d’action
• le nombre estimé de personnes présentes à l’action
• invitation et enveloppes : à prévoir ou non ? nombre d’exemplaires, nombre de versions (langues), gestion des envois et des retours par l’agence ou en interne
• lieu géographique où l’action doit avoir lieu (ville)
• type de lieu: salle, tente, etc.
• date et jour de l’action
• période (soirée, journée, week-end, semaine, etc.)
• catering : dîner (assis/debout ?), déjeuner (assis/debout ?), buffet (assis/debout ?), cocktail, cocktail dînatoire, etc.
• précédents chez le client (événement déjà précédemment organisé? comment a-t-il été perçu? pour la même cible?)
• précédents chez les concurrents et qui sont les concurrents
• facteurs de réussite de l’action
• action média ou de promotion à envisager
• campagne de pub existante ou autre matériel de soutien existant
• budget
• reportage photo et/ou vidéo à prévoir

Le budget est certes en fin de liste, mais c’est bien sûr un élément essentiel : inutile d’attendre plus que ce qu’il peut raisonnablement prévoir.

L’événement commence par l’invitation puis l’accueil le jour J

L’événement commence avant l’événement. L’invitation peut déjà être un petit événement en soi. Exemple : l’invitation envoyée en 2008 aux équipes d’un acteur majeur de l’intérim en Belgique, pour célébrer les excellents résultats. Le thème de la soirée : le Palace. Dès l’invitation, Marc-Antoine Sauvage a imaginé d’envoyer aux équipes une caisse au design étudié, contenant outre le carton d’invitation, une bouteille de champagne et six fluttes.
La soirée elle-même s’est tenue en soirée, dans un des palais du Heysel. Tout y évoquait l’univers des casinos.

L’événement peut aussi faire l’objet d’un logo et d’un baseline. Pour cet event de la firme d’intérim, le nom de la société a été utilisé avec le mot Palace, le tout dans un logo étudié pour l’occasion.

L’accueil le jour ou le soir de l’événement doit être soigné : c’est là que naît la première sensation, que naît le premier sentiment.

L'accueil: à soigner autant que l'invitation

Un espace d'ampleur pour un public nombreux (Palais 2 du Heysel)

La logistique : le diable se cache dans le détail...

Comme le dit Marc-Antoine Sauvage, "l’idée ne représente que 30% du succès de votre événement. Les 70% restants sont dus aux fournisseurs, au timing, au lieu. Et surtout aux détails !" Il cite deux cas de ratages. Une entreprise du secteur pharmaceutique avait prévu l’installation d’une statue devant son siège, statue symbolisant les valeurs que la société prône. Pour l’inauguration de cette statue, une petite fête avait été prévue. Une musique avait notamment été composée pour être jouée ce jour-là. Durant les répétitions, tout s’est déroulé comme sur du papier à musique. Mais le jour J, la sono tombe en panne juste au moment crucial, alors que devait retentir l’air composé. S’en suivent un long silence et une ambiance réduite à néant.

Autre exemple où les détails jouent un rôle essentiel : durant une soirée "White Night" organisée pour une entreprise cliente, les lumières s’éteignent subitement. Pendant un long moment, jusqu’à ce qu’on identifie la cause : une friteuse en cuisine...

Une fête qui a failli être gâchée... par une friteuse

Dernier exemple : pour un event, des hôtesses d’accueil étaient prévues. Problème : elles ne sont pas venues le jour J. La date n’avait pas été bien rappelée : elles pensaient devoir venir le lendemain.