AGC Glass Europe présente son équipe de Communication interne

L'entreprise 

AGC Glass Europe n'est connu que depuis 2007. Et pourtant, cette entreprise n'est pas neuve puisqu'autrefois elle portait le nom célèbre de Glaverbel. Née en 1961, cette industrie du verre "bénéluxoise" devient en 1981 membre du groupe japonais AGC, premier verrier mondial, devenant ainsi la branche européenne du groupe dont les activités industrielles se situent dans plusieurs pays européens: Espagne, France, Belgique, Pays-Bas,  Tchéquie, Pologne, Italie, Hongrie, Russie. 

Avec, en Europe, plus d’une centaine de sites (dont un siège social, un Centre de Recherche & Développement et une quinzaine de sites en Belgique) et un effectif de plus de 14 500 personnes, on ne peut que faire chapeau bas devant cette équipe de quatre personnes qui gère l'ensemble de la communication (interne et externe!). 

Corporate communication 

"Notre département, appelé "Corporate communication" est rattaché à celui des Ressources Humaines et s'occupe essentiellement de tout ce qui a trait à la communication interne et externe, à l'exclusion de tout ce qui est produits gérés par la communication marketing à destination d'un public extérieur professionnel", explique Benoît Ligot, responsable du département. "Chapeauté par la directrice générale de la communication, Marie-Ange Dhondt, ces deux départements mènent toutefois une collaboration soutenue: notre rôle commun est aussi de promouvoir la richesse de nos produits auprès du personnel. En pratique, l’échange de compétences entre les deux services se révèle aussi très profitable", commente Benoît Ligot. 

Glass Focus, le magazine interne d'AGC, a récemment remporté le Premier Prix de l’ABCI dans la catégorie "Publications multilingues" et le Deuxième Prix en catégorie "Magazine interne".

Public cible et médias 

"Notre cible principale en interne? L'ensemble des sites européens. Notre communication doit s'adapter au fait qu'environ 70% de notre public est de statut ouvrier. Ce qui signifie pas de PC, donc pas de communication électronique possible pour cette cible", commente Benoît Ligot. "Nous avons recours à quatre canaux de communication principaux: l'édition d'entreprise (imprimés), l'audiovisuel, la communication électronique et l'événementiel". 

"Notre journal d'entreprise, Glass Focus, est publié quatre fois pas an en neuf langues", explique Julie Samray, assumant notamment la fonction de secrétaire de rédaction. "Dans l'édition on-line, on joint toujours des suppléments. Par exemple, si on a des photos ou un film en rapport avec un article, on indique, par l'apposition d'un logo en forme d'œil dans le magazine, qu'il est possible d'en savoir plus en allant sur le site", ajoute-t-elle. "Pour certains pays, nous ajoutons quatre à huit pages d'informations  purement nationales pour qu'il y ait une identification plus forte avec l'outil et pour qu'au travers d'informations de proximité, les gens soient également amenés à lire celles plus générales". Rappelons que Glass Focus a récemment remporté le Premier Prix de l’ABCI dans la catégorie «Publications multilingues» et le Deuxième Prix en catégorie «Magazine interne». 

Dans la plupart des pays où AGC est fortement implanté, donc avec une masse importante de personnel, le département dispose d'un relai pour la communication. Il ne s'agit pas nécessairement d'un communicateur de formation mais il a dans ses attributions la communication, parfois en part-time. "Ils nous aident pour le suivi dans leur pays des actions de communication que nous menons et, dans le cas de communicateurs plein temps, ils développent leur politique de communication propre en concertation avec nous. Dans tous les cas, ils sont les garants de la qualité des traductions de nos productions: énorme travail !" insiste Benoît Ligot. "Pour la gestion de Glass Focus, ils contribuent à la remontée des informations et rédigent les pages nationales quand il y en a. Nous avons des contacts directs et leur demandons leurs avis sur les différents sujets à aborder pour l’édition commune. Il nous est impossible de mettre en place des réunions plus formelles de quelques heures alors que tous ces relais com' se trouvent à l'étranger", précise Julie Samray. "Par contre, nous essayons une fois par an de faire une réunion "communication" à laquelle tous les communicateurs (corporate et marketing) participent pour discuter de notre organisation, aborder les sujets com' d’actualité, partager les expériences". 

"Pour des informations urgentes et factuelles, nous utilisons un support à diffusion immédiate que nous appelons "Flash": sorte de communiqué de presse interne. Diffusé par email via un lien pointant sur intranet, il est disponible dans dix langues. Le système prévoit une version imprimable, pratique pour les usines à qui nous demandons d’afficher ces infos pour le personnel ouvrier dans des endroits stratégiques. L’ensemble des flashes diffusés restent accessibles à tout moment sur notre intranet", enchaîne Aurore Moens, nouvelle venue au département. "Pour ces informations ponctuelles, en comptant les traductions et les relectures, cela prend un à deux jours avant de les diffuser sur le réseau. Sauf en cas de force majeure où nous mobilisons alors tout notre réseau de communicateurs", ajoute-t-elle. 

En ce qui concerne l’intranet, l'équipe de Communication interne doit régulièrement stimuler le personnel à s'y rendre: "et cela se fait précisément via nos flashes, notamment, mais aussi via certaines applications dont les gens ont besoin pour travailler. Je pense par exemple au répertoire téléphonique, au manuel de notre identité visuelle, etc.", commente Anne-Mie Van Poelvoorde, notamment en charge des outils de communication électronique. "Notre intranet actuel est plutôt un outil d'information du type "top-down" et il n'y a donc pas beaucoup d'interactivité ni de collaboration possible. Or les gens ont besoin de plus en plus d'outils permettant de travailler ensemble. D'autant que le personnel est réparti sur plusieurs sites. On ne peut pas toujours voyager pour se voir". Raison pour laquelle l’outil va être refondu entièrement. "Notre ambition est que ce nouvel intranet ne soit pas ‘l'intranet de la com’ mais bien ‘l'intranet de tous’. Qu’il soit plus convivial, plus interactif, plus visuel en intégrant davantage les nouveaux moyens de communications (webcasts, applications multimedia, blogs,) et qu’il permette à l’utilisateur d’être reconnu (pays, langue,business,…) et d’accéder dès lors directement à des infos/outils plus pertinents pour lui", conclut Anne-Mie Van Poelvoorde. 

Un portail baptisé "InnoWiz" entièrement dédié à l'innovation permet  de faire émerger les idées de chaque travailleur d'AGC.

Autre initiative en ligne: un portail baptisé "InnoWiz" entièrement dédié à l'innovation et destiné tant aux employés qu'aux ouvriers via des bornes interactives pour ces derniers. "Une des valeurs d'AGC est l'innovation. Lancée site par site, la plate-forme InnoWiz permet à tout le personnel de lancer des idées. Le but est de faire de tout membre du personnel (du manager à l’ouvrier), chacun à son niveau, un réel acteur de l'innovation. Il y a 14.500 cerveaux dans le groupe qui sont autant de sources potentielles d’idées. En plus de faire émerger des idées, cet outil permet aussi de les gérer jusqu'à leur exploitation finale", explique Anne-Mie van Poelvoorde. "Sur chaque site se trouve un "InnoLink", à savoir une personne responsable de l'innovation en plus de ses autres tâches. Souvent rattachée aux Ressources Humaines,  à la Qualité ou à la Production puisqu'elle doit très bien connaître l'entreprise et son personnel, elle a ainsi à sa charge de stimuler localement l’innovation en général et d'analyser en amont les idées postées et de les envoyer à un groupe pertinent d'experts qui les étudiera", explique Julie Samray. Grâce à un workflow bien paramétré, la personne ayant lancé une idée peut suivre son cheminement tout au long du processus: de sa validation jusqu'à son implémentation. Bien plus donc qu'une simple boîte à idées! "Au-delà de l'exploitation et de l'enrichissement des idées, il suscite un échange entre sites et une certaine émulation. D'autant que chaque idée postée est traduite en anglais permettant ainsi à tout un chacun d'avoir accès aux idées de tous", enchérit Julie Samray. 

Toujours dans le domaine de l'innovation, la Communication corporate et marketing ont uni leurs compétences pour mettre en place un système de webcast (vidéo diffusée sur le web, en direct ou en différé, que l'on peut visualiser sur son ordinateur), momentanément destiné aux cadres pour raison technique (la bande passante du réseau n'étant pas encore suffisamment puissante pour permettre une visualisation simultanée par l'ensemble des collaborateurs). Elle permet entre autres de diffuser des messages du CEO à son management, mais aussi de chefs produits à leur réseau interne et externe de ventes  

Les événements 

Deux événements majeurs sont programmés annuellement.

"AGC Live!" qui se déroule en janvier est un véritable roadshow permettant à la direction de présenter ses vœux, les résultats de l'année écoulée, les projets et perspectives pour l'année nouvelle et la stratégie d'entreprise aux cadres. Débutant en Belgique avec le rassemblement des cadres belges, français et hollandais, la direction se déplace ensuite de pays en pays. Tout se déroule dans la ou les langues nationales. "C'est aussi l'occasion pour le personnel de poser directement ses questions à la direction. Aucune n'est écartée", ajoute Julie Samray.

Le deuxième événement, dont la durée est de deux jours, a lieu dans un pays où  AGC est fortement implanté. Des conférences sur les projets et problématiques de l’entreprise sont organisés, ouvrant la porte aux discussions et aux échanges avec la mise en place de groupes de réflexion. Au total, ce sont environ 150 personnes qui y participent. "Le gros challenge est dès lors de trouver un hôtel pouvant accueillir tout ce petit monde et disposant d'une salle de conférence. Et de prévoir toutes les animations extra-professionnelles qui achèveront d’unifier ce groupe. Un beau casse-tête logistique parfois!", sourit Julie Samray. "Et c'est là que nous faisons également appel à notre réseau de communicateurs puisqu'ils sont sur place, qu'ils connaissent la langue et le lieu", ajoute-t-elle. 

Quand on vous disait qu'il fallait faire chapeau bas! 

L'équipe com' d'AGC au grand complet (de g. à d.): Anne-Mie Van Poelvoorde,  Aurore Moens (fraîchement arrivée), Julie Samray et Benoît Ligot.